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媒体邀约的15个注意事项

来源:GG | | 媒体公关 |

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众所周知,媒体邀约事关新闻发布会的成败,历来被公关行业所重视。邀约的媒体如果是重量级媒体,或者是行业权威媒体,那对企业的品牌传播可以起到事半功倍的效果。因为权威媒体的报道不仅可以引导社会舆论,而且可以为企业做背书,从而对树立企业的品牌形象大有裨益。那么,媒体邀约具体要注意哪些方面呢?

媒体邀约的13个注意事项

1、确定新闻发布会的主题,并深入挖掘新闻点,制造新闻效应

2、尽量回避一些重大事件,因为一旦遇到重大事件,很多媒体都会集中精力去报道这一事件,同时,广大消费者的注意力也常常聚焦在该事件身上,这对企业召开新闻发布会有百害而无一利

3、一般而言,企业的新闻发布会至少需要提前15天安排完成,防止临时事件影响到媒体记者的安排。(媒体记者一般都非常繁忙,即便成功邀约了,也未必能够准时到场。)

4、确定发布会的参与人员,例如有哪些公司领导会出席、哪些客户或同行出席、有哪些媒体记者会来出席等等

5、与发布会的承办者签订合同,拟定邀请名单、会议进程等事宜。之前有家企业没有和承办者签署合同,结果召开发布会之前才发现,会议现场已经被占用了,导致发布会无法顺利召开

6、要根据邀请名单分工合作发送媒体邀请函,这里一定不要有遗漏,并且尽量提高些邀请人数,防止某些媒体因为特殊事情不能出席

7、企业还需确保重要媒体不会缺席,要对重要媒体及重要记者定期确认,当然,最好的策略是准备好应急预案,以防某些重要媒体的缺席影响到发布会的效果。举个例子,之前有家公司的公关部因为手忙脚乱,把两个媒体的邀请函给漏掉了,结果媒体没有如期来到现场,企业反而非常疑惑,这就非常尴尬了。

8、礼仪培训方面,需要对主持人、接待人员、礼仪人员进行培训,必要的话提前做下预演;

9、提前选购礼品也是很多企业召开新闻发布会必不可少的一个环节

10、现场的音响、放映设备是否良好,直接影响到现场的发布效果。举个例子,曾经有个企业的发布会由于没有注意到音响效果,结果发布会召开之后,不时传来刺耳的声音,导致很多媒体记者非常反感,发布会也很不成功。

11、发布会现场的音乐选择、休息期间的美食或娱乐安排,都是不得不考虑的方面。

12、新闻发布会的主持词和相关领导的发言稿,一定要提前准备好,并与领导提前确认阅读事宜。近几年来,不时传出一些重大发布会上,高层领导经常读错字的情况,因为台下坐的都是一些受过高等教育的知识分子,领导一旦读错字,很容易让人拉低对企业的印象。

13、一般而言,发布会的流程为现场布置=》来宾签到=》贵宾接待=》主持人宣布开始及会议议程=》会后聚餐交流=》个别需求对接。

14、新闻发布会召开之后,还需要监控发布会的效果,作为资料进行保存,以便对外宣传。

15、发布会之后还需要对整场发布会做一盘点,总结经验,吸取教训,以便下次媒体邀约可以更好的展开。

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