本文来源丨公关之家,作者丨404号房客


在公关行业越发被认可和重视后,公关职位逐渐增多,满足了众多公关人才投身于行业的热情,在这之中,公关专员则是最普遍的岗位,那么公关专员到底是做什么的,有哪些岗位职责呢?

公关专员

1、接待联络

公关的核心属性就是沟通协调,所以在政府、企业、机构的公关活动中,对外联络和接待就是一个相当重要的工作内容。

首先说明一下接待的基本程序,先了解来访对象,然后确定接待规格,然后和对方对接人员确定接待程序、时间、地点以及安保等细节,沟通无误后将活动日程安排表递交给到对方和己方领导,随后通知并安排到相关部门和接待人员。

接待政府领导类,进行介绍时不要混淆对方的职务和头衔,按照党委、人大、政府、政协的职务进行级别排序。接待外企或者少数民族来宾时,更要慎重处理。要了解中外礼仪的差别,比如称谓、见面礼仪、着装、宴请礼仪,同时还要注意对方国家或区域的言行忌讳、数字忌、颜色忌、花卉忌、宗教忌、图腾忌等,比如宴请信仰伊斯兰教的外宾还摆上猪肉和酒,那只会让对方觉得不受尊重,引发误会和不悦。

在接待工作前,要布置好接待场所,比如位次卡或桌牌等,同时,在嘉宾到来之前,在大门口或客厅前做好迎宾工作,由礼仪人员负责引导嘉宾进入会客厅。双方问候寒暄时,做好双方的介绍工作,在双方开展正式议题时,做好清场工作,如果有其他的环节,比如签约仪式、合影留念、参观走访,也要做好相应的准备。

最后,接待活动结束时,可以视情况进行礼物馈赠,可以有效的促进双方的感情。值得一提的是,面向政府领导时,赠送礼物一定要慎重,避免现金、有价证券和贵重珠宝等物品,因为在反腐倡廉的大环境下,这些礼品都是不合时宜的,容易引起反感及被拒。


2、公文写作

公关文书在各类公关活动起到传递正式信息、安排工作的作用,其包括公关公函、公关通知、公关简报三种常见形式其中,公关公函又包括商洽函、委托函、告知函、询问函、答复函五种。

尽管每种公文的格式都有具体要求,不尽相同,但总的来说,公文写作有以下三点是需要注重的。

第一,信息准确。公文是属于绝对正式的文体,一定要保证信息的准确无误、逻辑严密、符合事实、没有可挑剔的漏洞,而且公文涉及到的承诺及举措,也一定要如实履行。

第二,时效性。公文本质上是传播工具,所以需要快速写作、快速传达、快速反馈,及时抓住时机去进行公关处理,才能为企业争取更多的机会。

第三,精简易理解。公文的传阅属性据决定了公文不需要华丽辞藻,要语言平实、文字朴素、逻辑畅通,同时又突出核心信息。去芜存菁的写作方式,才能让公文简短有力,直达受众心里,提高传阅效率。


3、舆情监控

在企业危机发生之前,舆情监控能很好的预知危机到来并提前做好准备;在危机到来之后,舆情监控能很好的让公关部门了解危机幅度和起源,并做好对应的公关处理。

在移动互联网时代,社会各类群体的信息越发冗杂,其传播渠道多、传播速度快、传播范围广,而当企业出现负面新闻后,便能以野火燎原之势吸引公众眼球,引发公众自发性传播,从而迅速对企业形象造成损坏,引发公众情绪对立,造成社会负面批判现象,甚至牵引出二次危机。所以做好舆情监控,是企业防患于未然和迅速灭火必须采取的措施。

一般来说,企业公关部门会建立自己的舆情监测后台,对互联网大数据进行实时监测,并可以迅速生成舆情数据报告。在这之中,需要对负面舆情的搜索范围不断优化,通过完善关键词索引和相关词库,毕竟不是所有的负面舆论都能形成公关危机的,要做好甄别,从而精细化搜索范围,筛选出精准信息。同时对不同渠道也要加以监测,比如传统媒体、网络媒体、门户网站、社交网站等,并且要重点关注的是主流媒体的负面新闻转载量和微博公众号等主流社媒的负面言论、负面文章的传播量。

要按照一定周期去搜集负面报道和公众的消极信息,接下来便是分析和整理的过程。对问题的真实性、信源、受众、舆论热度、趋势等进行多维度分析,整理出舆情分析报告提交给部门主管及公司高层。


4、公关活动策划及实施

企业每年都要举报各类专题活动,比如促销会、年会、新品发布会、新闻发布会、展会、业界峰会、博览会、节日活动等,借此展开对外的公关沟通,提高企业声量,提振销售,展示企业形象,那么就需要公关部门做好活动策划和跟进实施。

策划公关活动时,要有明确的主题,并以此形成策划思路,比如整体风格、调性、内容、形式、具体目标等,要充分考虑受众的属性,要尽最大努力去吸引他们参与,才能让活动有一定知名度和热度,并引发二次传播。

公关活动虽然不强求创意,但是新奇有趣的活动总是能更吸引大众眼球,同时,活动前做好多渠道的预热宣传也必不可少,能够最大化的吸引受众的参与,同时,针对活动可能出现的临场意外,要做好应对措施和备选方案。

最终就是活动方案的执行,一场成功的活动,完美方案+圆满执行缺一不可,物资采购、场地布置、嘉宾接待、主持人挑选、表演环节洽谈、媒体对接、通稿撰写等多个环节都是重中之重,一场活动中,要随时有复盘思维,要以宏观的目光去审视整场活动,有没有准备不足或者可能会出现差池的地方,要以缜密细致的思维去保证活动的正常运转。


5、媒介联络

接触媒介时,首先要了解记者、编辑类的职业特点和工作特性,其次再去与他们展开联络,要尊重对方的专业性和立场。比如不同种类的媒体一般都有自己的截稿时间,如果要安排采访,就需要预留合理的时间以便对方的采访和编辑。

除了发稿、采访、发布会等工作联络外,平时也要做好媒介的日常联络来保持热络。要熟悉各个编辑和记者的联系方式,这也是一个慢慢积累的过程,比如各个场合接触到对方就适时搭讪并交换名片。然后平时可以通过电话、短信、节日电邮、社媒账号等方式进行联络,但也要注意控制联系频率,不要过度骚扰对方,毕竟记者和编辑也没那么闲。

如果能够给记者朋友提供有价值的新闻素材,也是一种不错的联络方式,要学会主动“爆料”,比如将业界的一些传言、事件细节、动向等及时告知感兴趣的记者编辑,能够有效地促进感情、增进友谊,为良好的媒介关系做好铺垫,既有利于企业,又有利于媒体,形成一种双赢的合作关系。


6、新闻稿撰写及发布

除了公文写作外,新闻稿写作也是公关专员的基本技能之一。写好新闻通稿需要做到以下几点:第一,在把握整体素材之上,提炼出具有亮点的主题。一场活动、一场事件很难通过一篇新闻稿进行全方位多角度的呈现,我们所需要做的就是找到一个最佳的角度,去传达出用户感兴趣、企业能收益的传播点,所以主题需要反复提炼。

第二,虎头凤尾,反复琢磨。新闻通稿不是建立在华丽辞藻之上,那么如何吸引受众,就需要在开头上下苦功夫,能够第一时间吸引读者的眼球,产生继续阅读的兴趣,而好的结尾则能凝练核心,让人回味,提升全文格调,加深阅读印象。

第三,抓住可雕塑的细节。如果全文如流水笔记般,通篇叙事,虽然完整,但味同爵蜡,因为不够生动,但如果文中进行了着重的细节刻画,虽然是一些不起眼的细节,但也能产生四两拨千斤的效果,让受众瞬间被带入进去,产生极强的感染力。

总之,新闻稿的写作相当考验公关人员的写作功底,也需要不断地在练习中进行总结,才能写出更加优秀的新闻稿件,形成更好的传播效果。


7、公关危机应对

在做好舆情监测后,就要进入危机应对环节,要针对负面舆论散播的原因制定相应的危机应对策略。如果是谣言类危机,那就及时发出辟谣声明,并进行多渠道的传播,向大众及时说明情况,澄清不合理、不符合事实的言论和观点,并进行长期维护。

如果确实是事实,那么就要考虑大众的心理诉求,是宣泄不满还是要求赔偿还是寻求尊重,面对危机的处理原则要诚恳+积极解决。要耐心的倾听大众的情绪,做好大众的安抚工作,纾解他们的不满和意见,并及时的诚恳致歉,承认自己的问题所在,并设身处地的考虑对方的处境和情绪,拿出有诚意的解决措施,并在公众监督下去鉴定的履行承诺。


最后,值得说明的是,公关专员虽然是基层岗位,但作为一项主事沟通协调的职位,对个人综合素质的提升非常大,包括分析能力、应对能力、处理能力,所以有非常可观的职场上升空间,在累积一定的行业经验后,就可以谋求更高的职位晋升,比如公关经理、市场经理、品牌经理等,再然后就是公关总监类高级管理工作,甚至自己创业成立自己的公关公司。总之,广阔空间,大有作为。