本文来源丨公关之家,作者丨404号房客

俗话说“天有不测风云”,发布会也是如此,但这不意味着我们真要等到意外发生了再去思考如何应对,在方案策划时,除了要做好良好的细节安排和完善的流程,我们更应该考虑好各种突发意外的应急处理措施,做好万全的准备,才能保证发布会的执行和效果。那么实际的实施过程中会有哪些突发意外呢?又该如何应对呢?

新闻发布会

一、现场混入“会虫”

由于现场人数众多,难免有一些居心不良的人混入现场,比如假冒媒体记者领取资料和礼品,或者假冒圈内人士结交大V名人拍照合影等,面对这种“会虫”,我们一方面要做好甄别,一方面要做好防范。

首先,对于那种进入会场没有第一时间签到而是到处观望、或者到签到台偷看签到表再报家门的人要警惕,要主动核实信息确认身份,其次,对旁敲侧击询问发布会礼品的人、不愿意出示名片或者名片模糊不清晰的也要认真核查。

除了做好甄别工作,发布会签到表上可以只写媒体名称,不写上媒体记者具体姓名。对于身份模糊的可疑人员,为了避免尴尬和冒犯,可以请对方告知所属单位和姓名,然后出示名片,如果对方说没有携带,那么就联系所属单位的人员确认,或者将熟知此单位的工作人员来识别。


二、领导嘉宾突然消失

等到主持人有请领导嘉宾上台出席启动仪式时,却发现少了几个重要领导时是最头痛的,所以,要提前盯着接下来要出场的几位大佬。如果发现在现场突然消失,赶紧安排人员去厕所、会议室、楼道抽烟点找,然后打电话给司机确认领导是否还在现场,如果时间紧急还没找到,就第一时间通知主持人,在后续的报幕中不要念这几个领导和嘉宾的名字,或者寻找可替代的高层顶替上去。


三、主持人报错流程

主持人也会存在失误的状况,比如报错流程,然后后台工作人员一脸问号,怎么就到这个环节了吗?与剧本不一样啊!面对这种尴尬状况,一方面要看主持人的专业素养,一方面要看现场工作人员的临场反映和配合。优秀的主持人会以机智幽默的形式自行救场,那如果很难救场,那就只能按照错误的剧本走,然后后台的工作人员赶紧根据主持人的“口误”去做出相应的安排并通知对应的人员。


四、现场人数过少

一场新品发布会肯定是想得到尽可能多的关注的,不仅是在传播上,更要体现在现场上。如果现场人数寥寥无几,偌大的会场也就零星几十个人存在,那么就显得很尴尬了,而且在后续的通稿宣传上,现场图片和视频也不太好放。

所以,一开始就建议业务部门和公关部门多邀请一些嘉宾过来,然后根据大概能来的嘉宾数去筛选发布会场地,这样能大幅度避免场地太空的尴尬,再其次,现场人数还是不足,那就只能让工作人员脱掉职业装去场下凑数了,然后邀请工作人员的家人来现场观看,再不济把后排观众请到中前排去,再把后排桌椅撤掉摆上绿植等装饰物,只要能营造一种现场人数集中人头多的场景即可,不仅领导看了高兴,更方便媒体取景用于后续宣传。

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五、现场进行产品展示结果产品出BUG

如果现场出现上面这些状况算翻车惨案,那么新品演示出BUG就算自爆惨案了。试想以下,大家都在期待这场新品发布会的主题——新产品,结果新产品就倒在了演示会的现场,尴尬程度可想而知。这种状况很难应对,只能看主持人打圆场的功力,然后跟现场媒体沟通好,尽量不要报道这种负面状况。

除了现场媒体外,现场观众肯定会走漏风声,在行业内或者社交媒体上进行传播,所以,很难应对,更多的还是要做好预防。比如,在产品发布前做好严谨的各项检测,对演示样机做好足够数据样本的测试,对bug要进行修复,再进行反复测试,要对bug环境做好标注,同时,要筛选出对新品足够熟悉的专业人员上台演示,就算出现状况也能第一时间处理或者圆场,总之,要保证现场演示环节的圆满成功。


六、现场出现抗议、反对的闹事者

新品发布会最怕的就是闹事的,可能是竞争对手,或者是对企业存在敌意或者有误会、成见的,在开会的时候前来砸场,比如举抗议、反对的牌子,比如大声喧哗,辱骂公司领导人、编造企业黑历史等,导致现场注意力被吸引,媒体不再将注意力放在发布会上,而是转向闹事者,这种情况下一定要冷静、迅速的应对。

首先,出动保安将闹事者“请离”现场,如果保安还未到位,那么先由公司男同事出面进行警告并请出现场。然后,主持人要作出合适的应对,将现场的注意力重新转换到发布会上,忽略掉这些不和谐的插曲。其次,公关部门要协同处理,对于闹事者要做好沟通工作,了解对方的利益诉求和目的,安抚对方情绪,避免事态升级,如果能第一时间处理对方的需求,那么就现场解决,确保他们不会再次回到现场。同时,公关部门要做好媒体方面的工作,说服媒体朋友淡化或者不报道此次事件,如果媒体想要跟进或了解情况,那么根据具体事件去判断是否要告知实情和处理进程。


七、记者提问环节问到尴尬、尖锐、隐私问题

新品发布会可能是企业一年到头最受关注的时间点了,那么企业的整体表现就尤为重要,对企业形象的树立起着关键作用。比如在采访环节,有记者问到了一些尖锐、隐私的问题,那么应当作出如何应对?

首先,应对的话有两种,一种是不予理睬式,由旁边的采访环节主持人判定此问题与发布会无关或者不方便回应,有请记者提出下一个问题;另一种是机智回应,通过转换焦点、暗示、讲段子等形式去回应这种尴尬提问。前者是一种中庸的做法,但也比较保险,至少不会犯错,而第二种则是“富贵险中求”的做法,对发言人的临场反应、表达能力有很高的要求,回应得当能给企业形象加分不少。

另外,在这种尴尬情况的预防上,可以事先邀请关系较好的媒体前来参与,另外,有的企业为了避免尴尬话题,会提前准备好媒体采访问题,让媒体自己选1-2个进行现场提问。这种做法当然比较保险,但一般不太建议。另外,对于提出尖锐问题的媒体也不要拉入黑名单,而是应该主动沟通,了解情况,以“大胸怀”化解成见,去修复媒体关系。


八、现场有人“扔矿泉水瓶”

李彦宏在百度AI开发者大会演讲过程中被泼水的事件大家应该还有印象,当自家领导在台上侃侃而谈时,突然有好事者扔臭鞋、矿泉水瓶,那么主持人、安保部门和公关部门就应该紧急行动了。

首先安保人员尽快确定闹事者,在不引起更大动静的前提下将其带离现场,同时公关部门引导媒体尽量不要拍照,并确认领导个人情况,没有导致衣服弄脏甚至受伤的情况下,可以继续上台活动,由主持人或领导打圆场一笔带过;如果个人情况受到影响,比如需要更换着装,需要由主持人出面宣布发布会的暂停或终止。

然后,与闹事者做好沟通,了解对方的诉求、目的,如果对方有合理诉求,那么就要及时表态,如果对方对处理结果表示满意,要做好录音、照片、书面协议、视频的记录。会后,做好媒体的沟通,希望媒体的淡化或公正报道,将重心放在发布会上,不要对事件进行揣测、渲染或放大。

对于已经发出的报道和网络上的舆论要进行检测,要对事件进行积极、正面的引导,对于已经处理的结果,视情况可以公布给相关媒体,并利用企业账号发布信息,维护企业形象。对于沟通不顺利的状况,也要以真诚、冷静的态度去处理,表明态度,公布进程,统一对外口径。

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九、天气突发变动

天气确实能提前预测,但并非百分百准确。在活动策划时,预定的日期可能是提前一个月制定的,那么到当天谁也不能保证一定是晴空万里。所以,策划者要经常查看天气预报,对可能发生的天气做好备选方案。

1、如果看天气预报说当日降雨概率大,那么要么延期举办发布会,要么将会场转移至室内。这两种情况变化要及时通知到各个媒体和嘉宾。

2、如果当日下雨,那么准备好相应的雨具,邀请所有嘉宾进入室内,如果风不大,而室内又没有合适的场地,那么可以搭建临时雨棚,在原来的地点继续开展发布会。


十、现场电源跳闸

发布会对电源的稳定供给要求很高,必须提前确定供电情况,保证现场不会翻车。同时,还要对市供电部门做好沟通,并对临时断电做好备选方案,比如启动发电机,使用备用电源。


、消防隐患

发布会除了电源外,还有礼炮等不安全因素,加上现场人数众多,可能引发安全事故,要做好消防隐患的考虑。不仅要检查各种线路、安全灭火装置,还有与物业、消防队做好协调,设置现场现场调控总负责人,预留消防通道,方便紧急疏散人群。


、现场安保

发布会设置在户外时,要与当地市容部门提前做好沟通,得到相关许可。由于发布会现场会吸引众多群众,要安排好相关安保工作,如果自身安保力量不够,可以聘请安保公司的专业人员,对现场进行疏导、监管,避免现场拥挤混乱的状况,让整场活动有秩序、安全地开展。


十三、应急措施

除了上述突发情况外,还存在提词器失灵、礼炮哑炮、背景音乐给错、笔记本电脑死机等各种状况,都要做好相应的备选方案和应对,比如礼炮可以多准备几幅、笔记本电脑准备两个、备份文件放在U盘等。


不难看出,一场发布会完全按照“剧本”走是不大可能的,那么为了保证策划的完美实施,我们不仅要考虑到各种细节和流程安排,更要具备突发状况的应变能力,并做好备选方案,只有全面的准备才能应对可能冒出的各种“考验”,才能成就一场不翻车的发布会。