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会议活动策划的三种类型、流程和要点

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本文来源丨公关之家,作者丨404号房客

会议的种类有很多,比如年会、表彰会、座谈会、报告会、联谊会、交流会、研讨会等,不同的会议有着不同的目的和侧重点,也需要针对性的开展方案策划,今天我们就挑最常见的三种会议展开讲,如何进行会议策划?有哪些流程和要点?

会议活动策划

一、企业年会

每到年末,各个企业都会召开年终总结大会,对公司过去一年所取得的成绩进行回顾,对存在的问题进行梳理,对公司的未来进行展望。年会本质上是企业内部的自我剖析会议,具备一定私密性和封闭性,但由于年会自带的话题属性,导致年会的“公关”效果逐渐开始形成,哪家企业年会办的好,哪家企业请到了明星前来表演,哪家企业在年会上给员工发了xx大奖等等,都会在行业内外以谈资的形式进行传播,都在对企业的形象输出形成影响。

年会由于晚宴的存在,一般将时间安排在下午或者晚上,地点选择酒店宴会大厅,可以聘请专业的主持人,也可以选择能力优秀的企业内部人员,年会节目也是如此,可以每个部门出1-2个节目,也可以邀请表演嘉宾。在准备阶段,要做好物料的采购,包括抽奖礼品、游戏道具、席位卡、装饰物、抽奖箱、条幅、证书、鲜花等。除此之外,要安排好相关人员做好现场的拍摄和录影,方便素材记录和宣传。然后活动时间要提前通知到各个部门,要求准时出席。

流程安排上,一般是先由主持人开场,宣布年终总结大会正式开始,然后各部门及项目负责人上台进行年度述职报告,总结各个部门的成绩和项目进度,然后由总经理出席发言,对企业的年度表现进行总结归纳,并提出新一年的目标和计划,接下来由主持人宣布领导上台为优秀员工颁奖,并颁发荣誉证书和奖金以及合影留念,然后邀请优秀员工代表发表获奖感言。

接下来,年会表演环节正式开始,各组节目依次上台进行汇演,由主持人进行串词介绍,并煽动台下气氛,最终对节目表演进行投票,然后票数排名靠前的节目上台领取奖品,表演环节的同时,还可以穿插一些团队游戏,邀请员工上台进行分组的游戏比赛,比如抢凳子、筷子运气球等,带动现场气氛。最后,在董事长的总结发言后,晚宴环节正式开始,大家共同举杯,祝愿企业新的一年更加辉煌。席间,部门领导及员工互相敬酒,促进感情。最终,晚宴结束,主持人邀请全体员工上台合影留念,年会正式结束。

一般来说,年会的议程安排相对固定,能让人产生话题并传播的主要是抽奖、颁奖、晚会表演环节,毕竟,大家都羡慕那些对员工大气的企业,在员工福利上不遗余力的公司自然会在行业内成为大家谈论的对象,而年会则是一个极好的自我展示的平台。但除了对外公关上,年会更多的侧重于对内公关,所以,在预算有限的情况下,办好一场年会有哪些要点呢?

第一,要调动各个部门的数据、案例来进行总结,少用形容词,多用“数次”和“动词”,这样才是一个“务实”的年会,所以年会要有总结和排名,同时考虑到市场大环境、竞争对手等外部因素,让内部员工能发现自己的成果和不足。第二,年会永远都是奖励和更正并重,不仅要发现问题、改正问题,更要对优秀的部门和个人给予足够的肯定,才能充分调动员工积极性,并巩固对企业的归属感。第三,总结和展望并重。一般来说年会内容是总结部分和展望部分三七开的比例,要看到新的市场变化,并鼓励员工不断提升能力,在新的一年大展宏图。

会议活动策划

二、行业交流论坛

为了塑造行业影响力,有些企业或者平台会牵头举办行业论坛,邀请众多业内知名人士,大家共聚一堂,分析行业形势,预判行业走势和热点,形成观点碰撞,巩固共同认知,促进行业交流,而主办方也在论坛活动的举办中逐步树立行业话语权和权威。

一场成功的行业交流论坛,必定具备有时代感、针对性、现实意义的主题,围绕着核心主题开展有价值的探讨。成功的行业论坛,能为人们提供思维路径,提出有创造性的精彩观点,所以论坛邀请的嘉宾就很重要,要找到那些在行业内积淀已久的大咖、专家、学者等,具备一定的行业名气和权威,能够输出有见解有深度的言论。而主持人最好也是业内人士,要有广博的知识面,要能镇得住场,能够与现场形成共鸣和互动,并善于引导话题。除了嘉宾外,可以适当邀请部分媒体前来记录,并发布相关报道进行宣传造势。

活动准备阶段,要采购好会场布置的物料,要做好论坛场地的筛选,对活动参与人数要有一个预判,选择合适的场地,摆放相应的物料,并安排圆桌、主席台、横幅、音响、LED投影、讲台、座位等,要不断调整确保现场有一个好的视觉效果,方便图片、视频等现场记录和宣传。

要发放相应的邀请函,邀请函要简洁明了,言辞诚恳,包含时间、地点、规格、主题、嘉宾、邀约词即可。邀请函务必提前发放,并沟通到位,给对方预留足够时间准备论坛发言稿,值得一提的是,有些主办方会要求嘉宾将发言稿提前发过来进行审核,避免敏感话题、跑题和打软广。

在议程设置上,除了嘉宾对不同话题展开发言外,还可以设置辩论话题,制造一些冲突感和参与感。而论坛的整体流程也相对简单,签到、开幕、主题演讲、专题研讨、集体留影、闭幕、晚宴(可有可无)。在论坛中,要做好会议记录,包括文字、语音、图片、视频等形式。

会议策划

三、内部座谈会

一般来说,公司内部的座谈会往往有着更为直接的主题,比如企业文化建设、项目创意、重要决策的探讨等,而会议整体流程也不算复杂,所以策划起来会相对简单。其重点还是在于一个参与感,去引导大家的发言去回应大家的想法,要以真诚的态度去面对去组织,然后保证落实,而不是做些表面功夫,这种形式的座谈会才是一个良性的循环。

首先要确定好时间、地点、参会人员、目的、主持人、负责人等因素,地点可以考虑公司会议室可以考虑酒店等场所,也可以考虑穿插在公司团建中的形式。策划方案中预算和时间安排都要做好。预算大致要包括往返交通费、娱乐休闲活动、场地费、餐费和其他费用。时间安排上,要合理和松弛有度,从集合、出发、小游戏、座谈会、用餐、休闲活动、返程等,各个环节的时间要把控好。

会议主题和目的,可以是对公司日常管理工作出现的问题进行交流,改善公司运营效率;或者让团队明确公司的战略目标和计划,在这个基础上做好个人和部门的具体规划;也可以去强调员工的主人翁意识,发挥主观能动性,为公司创造更多的效益提供有创意的思路,总之,其目的一定是围绕公司的发展和员工进步所展开的。

会议流程的话,一般是由主持人做开场白,阐明此次开会的目的和安排,然后由负责人发言,接下来由主持人抛出相应话题,并有请各个成员开展讨论并发表感想,记录人员以文字、音频形式记录好大家的想法,摄影人员以照片、视频对此次会议做好记录,若干话题结束后,主持人对此次座谈会的主题和观点做好归纳总结,大家拍照留念后,宣布座谈会结束。

注意事项上,有几点要强调。第一是,各个参与座谈会的成员一定要守时,要服从指挥,不要掉队,否则会给团队带来很多不便。第二,座谈会路程中要保管自己的私人物品,注重自身安全。第三,对于临时的突发状况产生的变动要通知到位,具体到每一个人。第三,对外出行的座谈会中各个成员要注重公司的整体形象,保持良好的着装和举止,营造良好的团队氛围和企业形象。

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